Secretariat Secretariat

1. Apa itu Urus setia?

  • Seseorang yang berperanan penting untuk menguruskan sesuatu mesyuarat. Setiap jawatankuasa mempunyai sekurang- kurangnya seoarang urus setia bertanggungjawab dalam pengurusan mesyuarat atau jawatankuasa. 

2. Apakah tanggungjawab Urus setia?

a. Mengurus maklumat ahli mesyuarat.

b. Mengurus tetapan seperti tetapan jawatankuasa, mesyuarat dan emel.

c. Mengurus profil jawatankuasa.

d. Menghantar jemputan mesyuarat.

e. Mengemaskini kehadiran sebelum dan semasa mesyuarat.

f. Menyediakan dan mengemaskini minit mesyuarat.

g. Memohon maklum balas dan menyediakan laporan maklum balas.

h. Membuat cabutan minit.

3. Sekiranya sesebuah jawatankuasa atau mesyuarat ditubuhkan, apakah tindakan yang perlu dilakukan oleh urus setia?

  • Urus setia perlu memohon kepada Pentadbir Sistem bagi mendaftarkan jawatankuasanya di dalam sistem.

  • Sekiranya urus setia belum mendaftar sebagai pengguna MyMesyuarat, urus setia boleh memohon kepada Pentadbir Sistem untuk pendaftaran pengguna baru.

4. Apakah tindakan yang diperlukan setelah dilantik sebagai urus setia dan jawatankuasa telah wujud di dalam sistem?

  • Urus setia bertanggungjawab untuk mengikuti langkah-langkah seperti berikut :

a. Mengemaskini profil jawatankuasa.

b. Membuat tetapan-tetapan berikut :-

i. Tetapan mesyuarat

ii. Tetapan pengumuman (jika perlu)

iii. Tetapan emel (jika perlu)

c. Menambah dan mengemaskini ahli jawatankuasa.

d. Mewujudkan kumpulan yang ditetapkan (jika perlu)

  • Langkah-langkah ini perlu dilengkapkan sepenuhnya sebelum proses mesyuarat dijalankan. Tetapan mesyuarat dan emel mengikut keperluan sesuatu jawatankuasa.

5. Bagaimanakah paparan skrin dalam jawatankuasa sebagai urus setia?

  • Paparan adalah seperti berikut :

6. Adakah urus setia boleh mengemaskini Tetapan Emel dan Tetapan Mesyuarat mengikut tetapan jawatankuasa walaupun telah ditetapkan oleh Pentadbir Sistem?

  • Ya. Pengemaskinian tersebut hanya melibatkan jawatankuasa itu sahaja dan tidak menganggu tetapan oleh Pentadbir Sistem.

  • Sekiranya tiada pengemaskinian tetapan dibuat oleh Urus Setia, sistem akan menggunakan tetapan yang dibuat oleh Pentadbir Sistem.

7. Berapakah bilangan Tetapan Emel yang ada pada urus setia?

  • Sebanyak 13 jenis tetapan emel yang boleh dikemaskini oleh urus setia.

8. Apa yang berlaku sekiranya urus setia mengemaskini tetapan setelah jawatankuasa atau mesyuarat diwujudkan?

  • Tindakan pengemaskinian terhadap Tetapan Emel dan Mesyuarat yang dilakukan setelah jawatankuasa atau mesyuarat diwujudkan tidak akan dikemaskini dan akan menggunakan tetapan terdahulu. Tetapan Emel dan Mesyuarat perlu dilakukan sebelum mesyuarat dan akan digunakan pada semua mesyuarat di bawah jawatankuasa tersebut.

9. Bolehkah mesyuarat diwujudkan tanpa pengerusi?

  • Mesyuarat tidak boleh diwujudkan jika tiada pengerusi. Ralat mesej yang dipaparkan adalah ‘Pengerusi mesyuarat diperlukan'. 

  • Sebuah mesyuarat mestilah sekurang-kurangnya  terdiri daripada seorang pengerusi, seorang ahli dan seorang urus setia. Tanpa keahlian yang mencukupi mesyuarat tidak dapat dimulakan.

10. Adakah urus setia boleh melantik ahli mesyuarat dari agensi lain sebagai urus setia?

  • Ya. Jika pengguna mempunyai akaun MyMesyuarat. Urus setia boleh melantik pengguna tersebut melalui  fungsi Tambah Pengguna Secara Individu

    • Klik Urus Ahli di menu sisi Jawatankuasa dan pilih opsyen Ahli
    • Pilih mengikut Kementerian /Agensi
    • Apabila senarai dipaparkan, pilih nama yang dikehendaki, tekan butang pilih dan ubah peranan sebagai Urusetia

11. Bagaimana caranya jika nama ahli tidak dipaparkan atau tidak wujud dalam senarai carian ahli?

  • Urus setia boleh memohon kepada :
    • Pentadbir sistem untuk menyemak sekiranya pemohon tidak kemaskini profil atau tidak mempunyai id MyMesyuarat
    • Pengguna untuk menyemak jika ada id MyMesyuarat atau mohon untuk kemaskini profil.

12. Adakah pengumuman yang diwujudkan oleh urus setia akan dapat dilihat pada ruangan pengumuman semua pengguna di agensi?

  • Pengumuman yang diwujudkan oleh urus setia hanya boleh dilihat oleh pengguna yang menganggotai jawatankuasa itu sahaja.

13. Bagaimana ingin wujudkan mesyuarat di dalam sistem?

  • Terdapat 2 cara  iaitu :
    • Cara 1 :

a) Klik pada Mesyuarat di menu sisi pada halaman jawatankuasa.

b) Klik Tambah Mesyuarat

c) Isikan ruangan yang diperlukan dengan maklumat yang betul.

d) Klik Simpan.

 

    • Cara 2:

a) Klik pada Kalendar di menu sisi, kemudian wujudkan mesyuarat melalui kalendar dengan mengklik pada tarikh mesyuarat yang dikehendaki di kalendar.

b) Isikan ruangan yang diperlukan dengan maklumat yang betul.

c) Klik Simpan.

*Nota : Perbezaan antara kedua –dua pilihan yang ketara adalah bagi Cara 1) ,sistem akan memberi tarikh mesyuarat mengikut tarikh di sistem, manakala bagi Cara 2) sistem akan memberi secara automatik tarikh yang telah dipilih.

14. Bolehkah pengguna mewakilkan seseorang yang belum didaftarkan di dalam sistem ini ke mesyuarat?

  • Boleh, pengguna hanya perlu memasukkan emel yang sah ke dalam Sistem MyMesyuarat.

15. Apa yang berlaku sekiranya urus setia tidak melengkapkan maklumat kehadiran di ruang Senarai Kehadiran?

  • Minit tidak boleh dihantar kepada Penyemak atau Pengerusi.

16. Maklumat kehadiran yang mana adalah wajib dikemaskini, Pra Kehadiran atau Kehadiran?

  • Maklumat Kehadiran wajib dikemaskini di bahagian Ahli Mesyuarat dan Ahli Jemputan. Sekiranya tidak berbuat demikian, minit tidak boleh dihantar kepada Penyemak atau Pengerusi.

  • Maklumat Pra Kehadiran adalah rujukan untuk urus setia bagi persediaan logistik atau maklumat kehadiran sebelum mesyuarat diadakan

17. Siapakah yang boleh mewujudkan dan mengemaskini minit mesyuarat?

  • Hanya urus setia sahaja yang boleh mewujudkan dan mengemaskini minit mesyuarat, manakala Penyemak dan Pengerusi hanya boleh mengemaskini minit setelah dihantar oleh Urus setia.

18. Apakah perbezaan di antara format minit tetap dan bebas? ?

  • Format minit tetap akan menjanakan penomboran tetap bagi setiap item  dan sub item.

  • Format minit bebas akan menjanakan format minit di mana pengguna bebas untuk menggunakan penomboran bebas seperti nombor Roman,huruf dan lain – lain.

19. Adakah format bebas yang dipilih untuk minit boleh ditukar kembali kepada format tetap?

  • Boleh sekiranya minit belum diluluskan dan diedarkan.

20. Bolehkah bilangan Mesyuarat ditambah tidak bermula dari bilangan 1 kerana sebelum ini Mesyuarat telah berlangsung tanpa menggunakan sistem MyMesyuarat ?  Bagaimana urus setia ingin membuat rujukan kepada mesyuarat bil 1?

  • Boleh. Walau bagaimanapun digalakkan untuk menyediakan Mesyuarat bilangan 1  ke dalam MyMesyuarat dan masukkan minit mesyuarat dan maklumbalas sebagai lampiran (attachments). Ini akan memudahkan penyediaan mesyuarat bil. ke-2 dan juga maklumat semua mesyuarat akan lebih lengkap.

21. Sekiranya mesyuarat ditunda, bagaimanakah emel jemputan akan dihantar kepada ahli?

  • Urus Setia perlu mengemaskini kembali tarikh dan masa mesyuarat dan hantar semula jemputan melalui sistem.

22. Bolehkah mesyuarat dibatalkan melalui sistem?

  • Boleh. Maklumat pembatalan emel akan diedarkan kepada ahli mesyuarat.

23. Bolehkah petikan atau maklumat tertentu dari minit mesyuarat diedarkan kepada individu atau ahli mesyuarat?

  • Boleh. Urus setia boleh menggunakan fungsi CABUTAN MINIT.

24. Sekiranya tugasan kemaskini di peringkat Penyemak  dan Penyemak tidak dapat mengemaskini minit mesyuarat, bolehkah urus setia mengambil tugasan tersebut?

  • Ya. Urus setia boleh tekan butang Papar Proses dan pilih Serah Tugas kepada Urus setia atau Pengerusi.  Fungsi Serah Tugas hanya boleh dikendalikan oleh Urus Setia.

25. Bilakah cabutan minit mesyuarat dilakukan?

  • Cabutan minit boleh dilakukan selepas minit mesyuarat diluluskan.

26. Adakah urus setia boleh memantau status maklum balas ahli mesyuarat?

  • Ya. Urus setia boleh menyemak status di Status Maklum Balas.

27. Adakah urus setia boleh mengemaskini maklum balas bagi pihak ahli mesyuarat?

  • Ya.

28. Adakah urus setia wajib membuat rumusan maklum balas?

  • Bergantung kepada keperluan jawatan kuasa sekiranya rumusan urus setia diperlukan.