Term of Reference
Chairman/Member
PENGERUSI
- Apa itu Pengerusi?
- Pengerusi merupakan seseorang yang dilantik untuk mempengerusikan sesuatu mesyuarat. Pengerusi biasanya merupakan seorang yang mempunyai jawatan tertinggi di dalam sesebuah mesyuarat dan bertanggungjawab untuk menyemak dan meluluskan edaran minit mesyuarat. Pengerusi juga boleh memantau status maklum balas oleh ahli mesyuarat.
- Apakah tanggungjawab Pengerusi ?
- Mengurus profil pengguna sendiri.
- Mengesahkan kehadiran untuk mesyuarat.
- Menyemak minit, mengesahkan dan meluluskan minit mesyuarat untuk edaran.
- Memberi maklumbalas, melihat status maklum balas dan komen kepada maklumbalas.
- Berapa bilangan maksimum Pengerusi yang boleh mempengerusikan dalam sesebuah mesyuarat?
- 2 orang Pengerusi sahaja.
- Adakah Pengerusi boleh mengemaskini maklum balas bagi tindakan ahli lain?
- Tidak. Pengerusi boleh menggunakan fungsi komen. Pada ruangan komen, klik Tambah/Papar dan kemaskini perkara yang ingin dicadangkan dan klik Hantar Komen.
- Adakah Pengerusi boleh mengemaskini maklum balas bagi tindakan ahli lain?
- Tidak. Pengerusi boleh menggunakan fungsi komen. Pada ruangan komen, klik Tambah/Papar dan kemaskini perkara yang ingin dicadangkan dan klik Hantar Komen.
6. Sekiranya terdapat pindaan minit mesyuarat yang perlu dilakukan oleh Urus setia, bagaimana Pengerusi boleh hantar semula draf tersebut melalui sistem?
- Pengerusi klik kemaskini . Urus setia akan menerima notifikasi ‘Kemaskini Semula Minit ‘ dalam sistem dan emel.
7. Adakah Pengerusi boleh meluluskan minit di dalam sistem?
-
Pengerusi boleh meluluskan minit mesyuarat dengan klik . Sistem akan jana edaran minit secara automatik dan ahli mesyuarat menerima edaran minit mesyuarat dan maklum balas jika ada.
8. Bolehkah Pengerusi melihat Status Maklum Balas bagi semakan status laporan Maklum Balas?
-
Ya. Butang Papar pada Status Maklum Balas aktif dan berwarna hijau. Ia adalah bagi tujuan pemantauan.
AHLI
1. Apa itu Ahli?
-
Seseorang yang berperanan penting menganggotai sesuatu jawatankuasa selain dari pengerusi dan urus setia.
2. Apakah tanggungjawab Ahli?
- Mengurus profil pengguna sendiri.
- Mengesahkan kehadiran untuk mesyuarat.
- Menyemak minit jika dilantik sebagai Penyemak.
- Memberi maklumbalas dan komen kepada maklum balas.
- Ahli boleh melihat rangka minit yang dihantar kepada mereka.
3. Adakah ahli boleh hadir bersama wakil atau mewakilkan ahli lain sekiranya tidak dapat menghadiri mesyuarat?
- Ya, boleh. Ahli boleh mengemaskini maklumat wakil/pegawai yang akan menggantikan beliau semasa mengemaskini kehadiran di fungsi pengesahan kehadiran. Ahli boleh memasukkan maklumat wakil samada ahli mempunyai id MyMesyuarat atau tiada. Seterusnya ahli perlu mengemaskini kehadiran sebagai tidak hadir.
4. Sekiranya ahli mesyuarat tidak mempunyai ID MyMesyuarat, adakah individu tersebut boleh akses ke sistem MyMesyuarat?
- Individu tersebut dikenali sebagai ahli jemputan dan tidak perlu akses kepada MyMesyuarat melainkan beliau perlu memberi maklum balas pada keputusan mesyuarat.
Sekiranya ada keperluan untuk akses dalam sistem, individu tersebut perlu memohon kepada pentadbir agensi untuk daftarkan ID.
5. Adakah ahli boleh mengemaskini maklum balas bagi tindakan ahli lain?
- Tidak. Ahli boleh menggunakan fungsi komen. Pada ruangan komen, klik Tambah/Papar dan kemaskini perkara yang ingin dicadangkan dan klik Hantar Komen.
6. Bolehkah ahli melihat Status Maklum Balas bagi semakan status laporan maklum balas?
- Tidak.Butang Papar pada Status Maklum Balas tidak aktif (kelabu). Hanya Pengerusi dan Urus setia yang boleh melihat status tersebut dengan butang tersebut aktif berwarna hijau.
7. Sekiranya ahli ingin memaklumkan keputusan-keputusan tertentu sesuatu mesyuarat kepada individu yang namanya tiada di dalam sistem , bagaimanakah ianya dapat dilakukan?
- Ahli perlu memaklumkan kepada Urus Setia keputusan yang dipilih dan emel individu tersebut. Kaedah cabutan minit akan digunakan oleh Urus Setia dimana individu tersebut akan menerima lampiran keputusan yang dipilih melalui emel.